يبدأ الإجراء بالحصول على المنتج الصوتي ، والذي يمكن أن يكون في نوع الاجتماعات المسجلة ، والمؤتمرات ، والمحادثات ، والبودكاست ، أو أي نوع من المناقشات التي يتم التحدث بها. يستخدم الكتبة تطبيقات أو أنظمة برمجية متخصصة لتشغيل الصوت بالإضافة إلى كتابة الكلمات التي يتم التحدث بها مرة واحدة.
تعد الأذن الشغوفة وفهم اللهجات واللغات والسياق أمرًا حيويًا في النسخ. يمكن أن يؤدي صوت التاريخ والكلام المتداخل بالإضافة إلى العديد من الصعوبات الصوتية عالية الجودة إلى جعل المهمة أكثر تعقيدًا. كثيرًا ما يحتاج الكتبة إلى اكتشاف كلمات غير مؤكدة ، وملء الفراغات ، وكذلك التأكيد بشكل صحيح على الرسالة للحفاظ على قابليتها للفهم وتعريفها أيضًا.
النسخ هو الإجراء التفصيلي لتحويل الصوت الحديث إلى رسالة مكونة. يتضمن هذا الفن الماهر الاستماع اليقظ ، والفهم الاشتقاقي ، وكذلك المفاتيح الدقيقة. يلعب الكتبة ، سواء أكانوا بشرًا أم آليين ، واجبًا حاسمًا في تغيير المواد التي تم الحديث عنها مباشرةً إلى المستندات التي تم إنشاؤها والتي يمكن البحث فيها.
في السنوات القليلة الماضية ، حصلت أجهزة النسخ الآلي المدعومة بتقنية التعرف على الكلام المبتكرة على جاذبية بالفعل. يمكن لهذه الأجهزة أن تقدم نسخًا أوليًا ، والذي يمكن بعد ذلك تحسينه وتقييمه من قبل الكتبة البشريين. بينما يعمل النسخ المحوسب على تسريع الإجراء ، لا يزال الإشراف البشري ضروريًا لتحقيق دقة معينة بالإضافة إلى فهم السياق ، لا سيما في المواقف بما في ذلك الموضوعات التكنولوجية أو الدقيقة.
لإتقان فن النسخ ، يجب أن يتمتع المرء بقدرات رائعة على الانتباه ، وكفاءة اشتقاقية ، والتركيز على المعلومات ، وكذلك القدرة على الحفاظ على التركيز لفترات طويلة. إنه مزيج من الكفاءة التكنولوجية بالإضافة إلى المهارة الاشتقاقية ، مما يسمح بتحويل الكلمات التي يتم التحدث بها إلى تصوير نصي هادف ودقيق.
يستخدم الكتبة عادةً مجموعة متنوعة من التقنيات لتعزيز أدائهم وكذلك الدقة. قد يستخدمون دواسات القدم لتنظيم معدل تشغيل الصوت ، وطرق لوحة المفاتيح الأسرع للإيقاف وإعادة اللف أيضًا ، وأيضًا برنامج متخصص يمكنه مقارنة العديد من مكبرات الصوت. غالبًا ما يتم المساهمة في الطوابع الزمنية لاقتراح وقت حدوث كل قسم من الكلام ، مما يساعد في التوصية وكذلك السياق.
يجب على الكتبة أيضًا أن يكونوا متناغمين مع النغمة والمشاعر وأيضًا إضافة تحويل الصوت الى نص الصوت غير اللفظي ، حيث تضيف هذه الجوانب إلى الأهمية العامة. يمكن أن تؤثر خيارات التهجئة والتنسيق أيضًا على تحليل الرسالة. على سبيل المثال ، قد تُظهر مهلة معتدلة أو تعديل في النغمة مصدر قلق ، أيضًا إذا كانت الكلمات التي يتم التحدث بها ليست استفهامًا بشكل واضح.
يقدم النسخ وظائف متنوعة. يساعد العلماء في فحص المعلومات النوعية ، والمراسلين في صياغة عمليات الكتابة ، وكذلك صانعي المواد في إنشاء منتج مؤلف من الاجتماعات أو المحادثات المسجلة بالفيديو. إنه يجعل من الممكن الوصول للأشخاص الذين يعانون من إعاقات سمعية من خلال تقديم ترجمات مصاحبة لمقاطع الفيديو. كما أنه يضيف إلى الأرشفة وكذلك الحفاظ على المستندات التي تم الحديث عنها للتوصية المستقبلية.
بالاعتماد على درجة المعلومات المطلوبة ، يمكن أن تكون التدوينات حرفية (كلمة بكلمة) ، أو معدلة (معالجة الأخطاء النحوية والكلامية) ، أو ذكية (إعادة الصياغة مع الحفاظ على الأهمية الأساسية). تحتاج أسواق معينة ، مثل القانونية والسريرية على حد سواء ، إلى تدوينات حرفية للحفاظ على كل كلمة يتم التحدث بها من أجل الأعمال الورقية الدقيقة.
تمثل اللهجات واللغات وكذلك المتغيرات في النطق عقبات في النسخ. يمكن أن تؤثر تجربة الكاتب مع هذه التعقيدات اللغوية بشكل كبير على دقة الرسالة الأخيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج تسجيل المصطلحات المتخصصة أو اللغة إلى فهم الخبرة الخاصة بالموضوع لضمان التصوير الدقيق.